Was in der Vorlage steckt
- Blatt Schichten: Ihre Schichten mit Kürzel, Beginn, Ende und Pause. Die Stunden pro Schicht rechnet die Tabelle aus, auch für Nachtschichten über Mitternacht. Voreingestellt sind Früh (F), Spät (S), Nacht (N), Tagdienst (T), Urlaub (U), krank (K) und frei (X).
- Wochenplan: bis zu zwölf Personen, Montag bis Sonntag. Pro Person die geplanten Stunden, die Zahl der Schichten und der Vergleich mit den Soll-Stunden pro Woche.
- Monatsplan: alle Tage eines Monats nebeneinander, Wochenenden hervorgehoben, Stunden und Schichten pro Person.
- Besetzung pro Tag: In der letzten Zeile sehen Sie sofort, an welchem Tag zu wenige Leute eingeplant sind.
- Farben: Frühschichten gelb, Spätschichten grün, Nachtschichten blau. Ein Auswahlmenü in jeder Zelle verhindert Tippfehler.
Das PDF enthält Wochen- und Monatsplan leer zum Ausfüllen von Hand und die Schicht-Übersicht.
So erstellen Sie den Plan
Schichten festlegen
Im Blatt Schichten die Zeiten Ihrer Schichten anpassen. Gibt es nur Früh- und Spätdienst, löschen Sie die übrigen Zeilen oder lassen sie stehen.
Zeitraum und Team
Im Wochenplan einen Montag als ersten Tag eintragen, im Monatsplan den Ersten des Monats. Dann die Namen Ihres Teams und die Soll-Stunden pro Woche.
Schichten verteilen
Pro Person und Tag ein Kürzel eintragen. Rechts erscheinen Stunden und Schichten, unten die Besetzung pro Tag.
Prüfen und aushängen
Stimmen Ruhezeiten und Wochenstunden? Dann ausdrucken (eine A4-Seite quer) oder als PDF an das Team schicken.
Drei Regeln, die jeder Dienstplan einhalten muss
Elf Stunden Ruhezeit zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten (§ 5 ArbZG). Eine Spätschicht bis 22:30 Uhr und am nächsten Morgen Frühdienst um 06:00 Uhr geht also nicht. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Gaststätten und Hotels darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn das innerhalb eines Monats oder von vier Wochen ausgeglichen wird.
Höchstens zehn Stunden am Tag. Erlaubt sind acht Stunden pro Werktag, bis zu zehn, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
Pausen einplanen: 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG). Die Vorlage zieht die Pause in den Schicht-Einstellungen automatisch ab.
Mehr dazu, auch wie Sie Urlaub und Krankheit einplanen, steht in der Anleitung Dienstplan erstellen.
Wann eine Dienstplan-App besser ist
Die Vorlage passt gut für kleine Teams mit festen Schichten. Wenn Schichten oft getauscht werden, Aushilfen ihre Verfügbarkeit melden sollen oder der Plan auf jedes Handy soll, ist eine App einfacher. Einige sind für kleine Teams kostenlos. Einen Überblick gibt unser Vergleich der Dienstplan-Software.
Häufige Fragen
Wie ändere ich die Schichtzeiten?
Im Blatt Schichten Beginn, Ende und Pause überschreiben. Wochen- und Monatsplan rechnen die Stunden sofort neu. Für eine eigene Schicht nutzen Sie die freien Zeilen und vergeben ein neues Kürzel.
Wie werden Urlaub und Krankheit gezählt?
U und K zählen nicht als Schicht. Sie werden mit den Stunden angerechnet, die im Blatt Schichten stehen, voreingestellt acht. Wie viele Stunden ein solcher Tag zählt, regelt Ihr Arbeitsvertrag; meist sind es die Stunden, die an dem Tag geplant waren.
Kann ich mehr als zwölf Personen einplanen?
Ja. Fügen Sie innerhalb der Tabelle Zeilen ein und kopieren Sie die Formeln der Zeile darüber in die Spalten Stunden und Schichten.
Funktioniert die Vorlage mit Google Tabellen?
Ja. Laden Sie die Datei in Google Drive hoch und öffnen Sie sie mit Google Tabellen. Formeln, Farben und Auswahllisten funktionieren dort ebenfalls.
Quellen
Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.